Privacy and Personal Data Protection Policy

1. Collection of Personal Data

1.1The Personal Data Notice is issued to all our existing, potential purchasers and data subjects pursuant to the Personal Data Protection Act 2010 which came into force on 15th November 2013.

1.2Throughout your dealings with us, we have collected and/or will be collecting and processing your personal information (“Personal Data”) to enable us to enter into commercial transactions and/or for us to keep you updated of our projects, products and services.

1.3We treat and view the preservation and processing of your Personal Data with utmost importance.

2. Personal Data

Such Personal Data may be subject to applicable data protection, privacy and other similar laws and may include but is not limited to information concerning your name, date of birth, identity card number, passport number, address, gender, race, nationality, contact information, e-mail address, work history, education, compensation currently and historically, employer feedback, performance reviews, disciplinary actions, references and any other details of past employers or other people you provided to us, residential or postal addresses, your current or previous vocations, your employer’s name, address, telephone or fax number, your previous addresses and preferred mode of communication, any previous names you may have used or aliases, religion, current savings account number, credit card details, bank name and other pertinent banking information, tax file identification number, EPF number, SOCSO number; and criminal history, where permitted by applicable law.

3. Purpose of Collection of Personal Data

3.1The Personal Data has been and/or will be collected and processed by us for the following purposes:

• (a)The delivery of pamphlets, brochures, flyers, mails, leaflets and other advertising and promotional materials regarding our projects, products and/or services to you, which may be send via email, mail, fax, mobile apps, sms or hand delivered to you;
• (b)To alert and recommend properties to you (if any);
• (c)The maintenance and upkeep of tenant’s, customer’s and purchaser’s records;
• (d)Marketing and client/tenant profiling activities regarding our latest projects, products and/or services;
• (e)Execution of necessary agreement and/or contract for our projects, products and/or services with you;
• (f)Credit valuation, financial and background check as and when deemed necessary;
• (g)Security and fraud prevention;
• (h)Statistical analysis;
• (i)Our branding, communications and corporate affairs, which include publication in our printed materials, website and/or other electronic media;
• (j)To be used for internal record keeping and our corporate governance;
• (k)Ensuring compliance with and to make disclosure under any applicable law, regulation, direction, court order, by laws, guidelines and/or codes applicable to us;
• (l)Any subsequent commercial transactions in relation to our projects, products and/or services;
• (m)Vacant possession, handover of keys, property/estate management, customer care and/or defect rectification works; and
• (n)Any other purposes related to our business.

4. Rights of Access and Correction

4.1You may at any time after submission of the Personal Data, submit your request for access to your personal data with us if:

• (a)You require access to make amendments to your Personal Data in our records in the event that the information is inaccurate, misleading, out-of-date or incomplete;
• (b)You require access to verify your Personal Data in our records;
• (c)You request that your Personal Data shall only be kept for the fulfilment of the purpose of the collection of such information;

4.2You may make all such request to access through:

4.3Any personal data retained by us shall be destroyed and/or deleted from our records and system in accordance with our retention policy in the event such data is no longer required for the purposes set out in Section 3.1 above.

4.4For the avoidance of doubt, we and our directors, management, employees, authorized officers or agents will not be responsible for any personal data submitted by you to us that is inaccurate, misleading, incomplete or not updated, or entered into our system incorrectly due to human error.

5. Disclosure of Personal Data

The Personal Data provided to us will be kept confidential. However, by submitting your Personal Data, you agree, consent and authorize us to disclose your Personal Data to the following classes of parties:

• (a)Any persons, government agencies, statutory authorities and/or industry regulators whom we are compelled or required to do so under any law;
• (b)Any associated, related and/or subsidiary companies of Iwajib Group, including those incorporated in the future;
• (c)Our business partners and affiliates;
• (d)Our auditors, consultants, lawyers, accountants and/or advisors;
• (e)Our third party service providers, third party management companies, sub-contractors or other parties as may be deemed necessary by us to facilitate your dealings with us.

Third parties are legally tasked with processing your Personal Data in line with principles specified by Iwajib Group. Third parties are also held legally responsible for securing your Personal Data at an appropriate level of security in relation to applicable data protection laws and widely accepted industry standards.

6. Consequences of Refusal/Failure to Provide Personal Data

The failure to provide the Personal Data and/or refusal or restriction on any usage may result in:

• (a)The inability of parties to formalize any contract and/or agreement (including Tenancy Agreement) and/or Sale and Purchase Agreement in relation to the sale of our property, products and/or services to you; and/or
• (b)The inability for us to provide you with updates on our projects, products and/or services; and/or
• (c)The inability to complete commercial transactions in relation to our projects, products and/or services; and/or
• (d)The inability to comply with any applicable law, regulation, direction, court order, by laws, guidelines and/or codes applicable to us.

7. Security

7.1Your Personal Data will be kept and processed in a secured manner. The appropriate administrative and security safeguards, policies and procedures will be applied, as far as practicable, in accordance to the applicable laws and regulations. We will, as far as practicable, aim to avoid the authorized and/or unlawful processing of, and the accidental loss, destruction or damage to your Personal Data.

8. Language

8.1In accordance to Section 7(3) Personal Data Protection Act 2010, this Notice is issued in both the National and English languages. In the event of any discrepancy, the English language version of this Notice shall prevail.

1. Pengumpulan Data Peribadi

1.1Notis Data Peribadi ini dikeluarkan kepada semua pembeli, bakal pembeli dan subjek data kami yang sedia ada berikutan penguatkuasaan Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 pada 15hb November, 2013.

1.2Semasa berurusan dengan kami, kami telah mengumpul dan/atau akan mengumpul dan memproses maklumat peribadi anda (“Data Peribadi”) untuk membolehkan kami memasuki transaksi - transaksi komersial dan/atau untuk kami memaklumkan kepada anda berkenaan projek - projek, produk - produk dan servis - servis terkini kami.

1.3Kami menganggap dan memandang pemeliharaan dan pemprosesan Data Peribadi anda dengan penuh kepentingan.

2. Data Peribadi

Data Peribadi tersebut mungkin tertakluk kepada undang-undang perlindungan data, privasi dan undang-undang sepertimana yang lain yang terpakai dan mungkin merangkumi tetapi tidak terhad kepada maklumat tentang nama, tarikh lahir, nombor kad pengenalan, nombor paspot, alamat, jantina, bangsa, kewargenegaraan, maklumat perhubungan, alamat e-mel, kerja-kerja yang terdahulu, pendidikan, pampasan sekarang dan terdahulu, maklum balas majikan, kajian-kajian prestasi, tindakan-tindak disiplin, rujukan-rujukan dan apa jua butir yang lain berkenaan majikan-majikan yang terdahulu atau orang lain yang dibekalkan oleh anda, alamat kediaman atau alamat pos, kerjaya kini atau kerjaya yang lepas, nama majikan anda, alamat majikan, nombor telefon majikan atau nombor faks majikan, alamat-alamat yang terdahulu dan cara komunikasi yang terpilih, apa jua nama yang terdahulu jika ada atau alias, agama, akaun semasa dan akaun simpanan, maklumat berkenaan kad kredit, nama bank dan lain-lain maklumat berkaitan bank, fail nombor cukai, nombor KWSP, nombor PERKESO; dan rekod jenayah lampau, yang mana dibenarkan oleh undang-undang.

3. Tujuan Pengumpulan Data Peribadi

3.1Data Peribadi tersebut telah dan/atau akan dikumpul dan diproses oleh kami untuk tujuan-tujuan berikut:

• (a)Penghantaran risalah, surat sebaran, mel dan bahan-bahan pengiklanan dan promosi yang lain berhubungan dengan projek-projek, produk-produk, dan/atau servis-servis kami kepada anda;
• (b)Untuk memberitahu dan memberi cadangan mengenai hartanah yang menyerupai hartanah yang telah dibeli sebelum ini (jika ada);
• (c)Pemeliharaan dan penjagaan rekod-rekod penyewa pelanggan dan pembeli;
• (d)Pemasaran dan aktiviti-aktiviti pemprofilan pelanggan/penyewa berhubungan dengan projek-projek, produk-produk dan servis-servis terkini kami;
• (e)Perlaksanaan perjanjian dan/atau kontrak dengan anda berkenaan dengan projek-projek, produk-produk dan servis-servis;
• (f)Penilaian kredit, pemeriksaan kewangan dan latar belakang jika dan apabila difikirkan perlu;
• (g)Sekuriti dan pengelakkan kegiatan jenayah;
• (h)Analisis statistik;
• (i)Penjenamaan, komunikasi dan hal ehwal korporat, yang termasuk penerbitan kami dalam bahan-bahan bercetak, laman web dan/atau media elektronik;
• (j)Untuk penyimpanan rekod dalaman kami dan pentadbirurusan korporat kami;
• (k)Untuk memastikan pematuhan dan membuat pendedahan di bawah undang-undang, regulasi, arahan, perintah mahkamah, undang-undang kecil, garis panduan dan/atau kanun yang terpakai berkenaan dengan kami;
• (l)Apa-apa transaksi komersial yang lanjut berkenaan projek-projek, produk-produk dan servis-servis kami;
• (m)Milikan kosong, penyerahan kunci, pengurusan hartanah, khidmat pelanggan dan/atau kerja pembaikan kerosakan; dan
• (n)Apa-apa tujuan yang berkenaan dengan perniagaan kami.

4. Hak Akses dan Pembetulan

4.1Selepas memberikan Data Peribadi anda kepada kami anda mempunyai hak, untuk meminta akses kepada Data Peribadi anda di dalam rekod-rekod kami sekiranya:

• (a)Anda memerlukan akses untuk memperbetulkan maklumat yang tidak tepat, mengelirukan, tidak terkini atau tidak lengkap;
• (b)Anda memerlukan akses untuk mengesahkan Data Peribadi anda di dalam rekod-rekod kami;
• (c)Anda ingin meminta agar Data Peribadi anda hanya disimpan untuk mencapai tujuan pengumpulan maklumat tersebut sahaja;

4.2Anda boleh meminta akses tersebut melalui:

4.3Data Peribadi yang disimpan oleh kami akan dibinasakan dan/atau dipadam dari rekod dan sistem kami mengikut dasar pengekalan rekod kami sekiranya data tersebut tidak lagi diperlukan bagi maksud yang dinyatakan di dalam Seksyen 3.1 di atas.

4.4Bagi mengelakkan sebarang keraguan, kami dan pihak pengarah-pengarah, pengurusan, pekerja-pekerja, pegawai-pegawai yang diberi kuasa atau ejen-ejen kami tidak akan bertanggungjawab terhadap apa-apa data peribadi yang diserahkan oleh anda kepada kami yang tidak tepat, mengelirukan, tidak sempurna, tidak terkini, atau yang telah dimasukkan ke dalam sistem kami dengan tidak betul atas sebab kesilapan manusia.

5. Pendedahan Data Peribadi

Data Peribadi tersebut yang dibekalkan kepada kami akan disimpan sulit tetapi anda bersetuju, membenarkan dan memberi kuasa kepada kami untuk mendedahkan Data Peribadi anda kepada kelas-kelas pihak seperti berikut:

• (a)Mana-mana orang, agensi kerajaan, pihak berkuasa berkanun dan/atau pengawal industri yang mana kami diwajib atau diperlukan untuk berbuat demikian menurut apa-apa undang-undang;
• (b)Syarikat-syarikat berkenaan dan/atau anak-anak syarikat Iwajib Group, termasuk yang diperbadankan pada masa depan;
• (c)Rakan-rakan dan sekutu perniagaan kami;
• (d)Juruaudit, pakar perunding, peguam, akauntan dan/atau penasihat kami;
• (e)Pembekal pihak ketiga, syarikat pengurusan pihak ketiga, subkontraktor atau pihal-pihak lain yang difikirkan perlu oleh kami untuk memudahkan perurusan anda dengan kami.

Pihak-pihak ketiga adalah mengikut undang-undang untuk memproses Data Peribadi anda selaras dengan prinsip-prinsip yang dinyatakan oleh Iwajib Group. Pihak-pihak ketiga juga akan bertanggungjawab secara undang-undang bagi mendapatkan Data Peribadi anda pada tahap keselamatan yang sesuai berhubung dengan undang-undang perlindungan data yang berkenaan dan piawaian industri diterima secara meluas.

6. Akibat Keengganan/Kegagalan Membekalkan Data Peribadi

Kegagalan anda untuk membekalkan Data Peribadi mungkin akan mengakibatkan:

• (a)Ketidakupayaan pihak-pihak untuk melaksanakan apa-apa kontrak dan/atau perjanjian (termasuk Perjanjian Penyewaan) dan/atau Perjanjian Jual Beli berkenaan jualan hartanah, produk-produk dan/atau servis-servis kami; dan/atau
• (b)Ketidakupayaan untuk kami membekalkan maklumat terkini berkenaan projek-projek, produk-produk dan/atau servis-servis kami; dan/atau
• (c)Kegagalan menyempurnakan transaksi-transaksi komersial berkenaan projek-projek, produk-produk dan/atau servis-servis kami; dan/atau
• (d)Kegagalan untuk mematuhi apa-apa undang-undang, regulasi, arahan, perintah mahkamah, undang-undang kecil, garis panduan dan/atau kanun yang terpakai terhadap kami.

7. Kawalan

7.1Data Peribadi anda akan disimpan dan diproses dalam cara yang selamat. Kawalan-kawalan, polisi-polisi dan langkah-langkah pentadbiran dan keselamatan yang sesuai akan dilaksanakan, sejauh yang mana dapat dilakukan, selaras dengan undang-undang dan peraturan yang terpakai. Kami akan, sejauh yang mana dapat dilakukan, berusaha bagi tujuan mengelakkan pemprosesan yang tidak dibenarkan dan/atau melanggar undang-undang, dan kehilangan, kemusnahan atau kerosakan yang tidak disengajakan terhadap Data Peribadi anda.

8. Bahasa

8.1Menurut Seksyen 7(3) Akta Perlindungan Data Peribadi 2010, Notis ini dikeluarkan dalam kedua-dua Bahasa Kebangsaan dan Bahasa Inggeris. Di dalam keadaan yang mana terdapat ketidakseragaman, versi Bahasa Inggeris Notis ini hendaklah digunapakai.